Het organiseren van onze tweede tussentijdse vergadering liep niet van een leien dakje, maar op 23 en 25 januari was het uiteindelijk zover: de laatste stuurgroepvergadering voor ons slotevent!
Evenementen-boom na corona
Goed nieuws! De evenementensector is na een moeilijke periode door de coronacrisis weer helemaal kunnen openbloeien, wat leidde tot een ongeziene boom van evenementen in de voorbije maanden. Voor ons project betekende dat echter ook een kleine onvoorziene bijwerking: het bleek door de ongelooflijke drukte ontzettend moeilijk om eventbedrijven samen te krijgen voor onze tweede stuurgroepvergadering. Na een eerste poging tot het organiseren van een vergadering in oktober 2022, beslisten we echter de vergadering uit te stellen naar twee data in januari 2023 én in online-vorm in plaats van fysiek.
Wat werd er besproken?
Door de lange tijd die er zat tussen de twee stuurgroepvergaderingen waren er heel wat updates die we konden delen met onze partners; we hadden in het jaar tussen de twee vergaderingen niet stilgezeten! Om het geheugen van de aanwezige leden even op te frissen gaven we eerst een korte samenvatting van het project, waarna we een update gaven van de vooruitgang die we de voorbije maanden geboekt hebben.
En toen was het tijd voor de eerste primeur van de avond: een demo van de roadmap. De leden konden voor het eerst een blik werpen op de uitgewerkte roadmap en het bijbehorende online platform. Na een korte rondleiding op het platform en een demonstratie van alle functies, was het tijd voor de stuurgroep om hun feedback over de roadmap en het online platform te delen. Zo kwam uit de feedback onder andere naar voren dat onze keuze om het model van de Customer Journey om te bouwen tot een model in het perspectief van de event-sector een juiste keuze bleek te zijn.
Uiteraard hadden we behalve een demo van de roadmap ook nog een tweede primeur: het eerste prototype van de eigen gebouwde no-showtool. Allereerst gaven we een korte uiteenzetting van wat het voorspellen van no-shows zou kunnen betekenen voor de evenementensector en de implicaties van het inzetten van een no-showtool. Want welke eventorganisator wil nu op voorhand niet weten hoeveel ingeschreven deelnemers effectief zullen komen opdagen zodat onder andere catering, locatie, etc. daarop verder afgestemd kunnen worden zonder al te grote verliezen te lijden? Na een kleine technische uitleg over de gebruikte data en parameters, en de werking van het model, gaven we een korte demonstratie van de no-showtool. Hoewel het slechts om een eerste prototype ging van een no-showtool, waren de reacties bij de leden wel zeer enthousiast en blijkt het potentieel zeker aanwezig te zijn. Door de mogelijkheid om tijdens de vergadering één-op-één in dialoog te gaan met de aanwezige bedrijven, konden we snel terugkoppelen en eventuele twijfels en vragen meteen uit de wereld helpen.