Na enkele productieve maanden vond op 24 februari 2022 onze eerste tussentijdse stuurgroepvergadering plaats in de Gentse Ghelamco Arena.
Tussentijdse samenkomst
Enkele maanden na onze coronaproof kick-off meeting was er eindelijk ruimte om opnieuw in iets ‘normalere’ omstandigheden samen te komen met de stuurgroep voor een eerste tussentijdse stuurgroepvergadering. Het doel van de tussentijdse vergaderingen is om de partners van ons project een update te geven over de stand van zaken en te bekijken waar eventueel bijsturing nodig is.
Na een kort welkomstmoment waarbij de leden van de begeleidingsgroep opnieuw konden bijpraten of, in het geval van sommigen, voor een eerste keer konden kennismaken, was het tijd om de projectstatus verder toe te lichten en enkele gastsprekers aan het woord te laten.
Wat stond er op het programma?
Starten deden we met een korte intro en een toelichting van de huidige stand van zaken van het project. Door de coronacrisis was het behouden van de oorspronkelijke timings van het project niet altijd even evident. Daarnaast waren er ook enkele interne verschuivingen in het team gebeurd, waardoor het vlotte verloop van het project niet altijd even vanzelfsprekend was. Desondanks kon aan de begeleidingsgroep een eerste model getoond worden van de roadmap en de bijhorende geselecteerde tools. Dit model van de roadmap is gebaseerd op het marketingbegrip van de Customer Journey, waarbij op elk onderdeel van deze klantenreis de gepaste tools gemapt worden. Behalve AI-tools zijn ook tools die niét met artificiële intelligentie werken maar wel een meerwaarde kunnen bieden aan bedrijven in de evenementensector onderdeel van de roadmap. Over het model en de bijhorende mapping van de tools kon op de vergadering meteen gepingpongd worden met de aanwezige leden, waardoor we al heel wat waardevolle feedback konden meenemen om mee aan de slag te gaan.
Na het voorstellen van onze vooruitgang gaven we het woord aan Mike Vanderroost van Trensition, een start-up die gespecialiseerd is in trendanalyse op basis van data science en AI. Voor ons project zal Trensition een trendrapport uitschrijven over de evenementensector, waarvan Mike alvast enkele eerste inzichten meegaf. Daarna gaf Crunch Analytics een crash course over dataverzameling en dataopslag, en de rol die AI daarin kan spelen. Het onderwerp dataverzameling bracht ons meteen ook tot een horde die we de voorbije tegengekomen waren: het verzamelen van data voor de no-showtool. Het vinden van historische data over evenementen bleek minder evident dan verwacht, waardoor we nog een warme oproep deden aan de aanwezige leden om data van hun aankomende evenementen te delen.
Na een brainstorm over mogelijke scenario’s indien de ingezamelde data aan het eind van het project niet voldoende zou blijken voor het trainen van de no-showtool, gaven we opnieuw het woord aan enkele gastsprekers. Zo gaf chatbotbouwer Arinti ons inzichten over het bouwen van chatbots en wat de verwachtingen dienen te zijn bij het inzetten van chatbots. Thomas De Neve vulde verder aan met zijn onderzoek over chatbots en voice assistants bij livestreaming events. Na de interessante tussenkomsten van Arinti en Thomas kwam de vergadering formeel ten einde met een Q&A waarbij leden van de begeleidingsgroep nog verdere gedachten konden delen of suggesties kon doen. Afsluiten en napraten deden we uiteraard met een klein hapje en drankje.