Op 17 juni 2021 vond de kick-off meeting van ons project plaats in het ICC van Gent. Hét moment waarop de leden van de begeleidingsgroep eindelijk kennis met elkaar konden maken.
Kick-off van ons project
Het moment waar we reeds lang naar uitkeken, was eindelijk daar: onze kick-off! Het was bang afwachten of het wel fysiek kon doorgaan gezien de huidige coronacrisis, maar de overheid was ons goedgezind en de maatregelen voor kleine evenementen werden net op tijd versoepeld. Hét ideale moment om elkaar te leren kennen met een hapje en een drankje erbij op een coronaveilige manier.
De bedoeling van onze startmeeting was om eerst en vooral ons project nog eens grondig uit de doeken te doen en de leden van de begeleidingsgroep kennis te laten maken met elkaar. Het was namelijk de eerste keer dat iedereen samenkwam en elkaar zou ontmoeten. Zelfs wijzelf hadden enkel nog maar virtueel contact gehad met onze partners in het project. Het was dan ook een verademing om elkaar eindelijk eens “in het echt” te ontmoeten en een babbeltje te kunnen slaan. Dankzij onze partner in de begeleidingsgroep, het ICC van Gent, konden we onze startmeeting op een mooie en professionele locatie laten doorgaan, waarbij de coronaregels ook volledig gevolgd werden. Bovendien hadden diegenen die niet fysiek aanwezig konden zijn de mogelijkheid om de kick-off live mee te volgen of achteraf de opname te bekijken.
Wat stond er op het programma?
Na een korte verwelkoming startten we met een toelichting van ons project en hoe het project tot stand gekomen is om onze leden hun geheugen nog eens op te frissen. Zodra iedereen terug mee was met ons project gingen we wat dieper in op de samenstelling van de evenementensector. Hiervoor gaven we eerst het woord aan Bruno Schaubroeck, woordvoerder van de Event Confederation. De Event Confederation werd opgericht tijdens de coronacrisis met als bedoeling om de belangen van de sector te verdedigen. Wie was dan ook beter geplaatst om ons een een woordje uitleg te geven over de sector en de stand van zaken binnen de sector? P.S. Ben je benieuwd naar de presentatie van Bruno? Bekijk de presentatie in de powerpointvoorstelling van onze startmeeting, op het einde van het artikel.
Nadat Bruno ons een beeld had gegeven over de evenementensector, bekeken we de eerste uitdagingen binnen de sector die naar boven kwamen tijdens gesprekken met organisaties binnen de sector, aangevuld met inzichten uit de literatuurstudie. Naast de albekende coronacrisis zijn er namelijk nog andere uitdagingen waarmee de sector reeds voor de crisis mee kampte. Denk maar aan mensen die niet komen opdagen op evenementen, de zogenaamde no-shows, of het moeizaam netwerken op evenementen etc. Uitdagingen waarvoor dit project mogelijk een verbetering of oplossing kan bieden met behulp van artificiële intelligentie.
Na de uitdagingen gaven we een vooruitblik op de toekomst van de sector. Welke trends zijn er waar te nemen? Zullen hybride evenementen blijven? Wat betekent de drang naar personalisatie voor de sector? En welke technologische nieuwigheden zitten eraan te komen? Tom Bellens van Push To Talk gaf alvast enkele relevante tips om een hybride evenement tot een succes te maken. En wat de personalisatiedrang en technologische nieuwigheden betreft, kunnen misschien wel nieuwe deuren geopend worden met behulp van Artifciële intelligentie…
Maar wat is artificiële intelligentie nu juist en wat is het net niet? Onze collega Geert Van Boven legde het tijdens de kick-off met duidelijke voorbeelden uit voor de leden uit de evenementensector die hier nog niet mee vertrouwd zijn. Alvast belangrijk om te onthouden is dat er van artificiële intelligentie gesproken wordt wanneer systemen of machines menselijke intelligentie nabootsen om taken uit te voeren én ze zichzelf ook verbeteren tijdens dat proces. Aanvullend legden we ook al enkele mogelijke toepassingen voor de evenementensector bloot, zoals het voorspellen van no-shows of het vergemakkelijken van netwerken met matchmaking tools. Hoe dit werkt en welke tools hiervoor voorhanden zijn, zal in de loop van het project verder uitgediept worden. De startmeeting gaf alvast een voorsmaakje van wat er van de leden verwacht wordt van het project en hoe de roadmap verder zal evolueren.
Doorheen de presentaties konden de leden van de begeleidingsgroep zich telkens kort voorstellen opdat iedereen een beeld van elkaars expertise en activiteiten zou hebben. Na de plenaire sessie werd er afgesloten met een gezellige receptie met een hapje en een drankje erbij. Hier had iedereen de kans om verder met elkaar een babbeltje te slaan op een informele manier. De geldende coronamaatregelen lieten niet toe dat we allen gezellig samen aan een tafel konden zitten, maar op deze manier kon er toch al een eerste contact gelegd worden die we in de komende meetings warm zullen houden.
Voor ons was het alvast een geslaagde startmeeting en we kijken uit naar de vervolgvergaderingen om het project samen verder in goede banen te leiden. Helaas was er geen mogelijkheid om extra mensen uit te nodigen voor de kick-off, maar ons slotevenement op het einde van het project zal breed toegankelijk zijn voor alle geïnteresseerden in het project. We kijken er alvast naar uit!
De powerpointvoorstelling van de kick-off kan je hier downloaden: AI4Events Kick-off